Một hóa đơn đi qua hệ thống như thế nào
Từ lúc người bán phát hành đến khi số liệu lên báo cáo tài chính, người dùng chỉ chạm vào hai việc: duyệt chứng từ và bấm "Đồng ý" khi đối chiếu ngân hàng.
Nguồn
Cổng thuế
Hóa đơn mua vào, bán ra, kể cả hóa đơn máy tính tiền.
D-Manage
Tải về, hạch toán
Đồng bộ mỗi đêm, áp quy tắc tài khoản, mã hàng theo đối tác.
D-Books
Chứng từ nháp
Đủ dòng hàng, tài khoản, thuế; kế toán kiểm tra rồi duyệt.
Ngân hàng
Thanh toán, đối chiếu
Sao kê tự khớp, phí và lãi tự hạch toán theo quy tắc.
Cuối kỳ
Sổ sách, BCTC
Giá vốn, khấu hao, kết chuyển, khóa sổ, B01 · B02 · B03.
Tính năng 1 · Trợ lý khởi tạo
Chuyển từ phần mềm cũ trong một buổi
Không cần nhập lại hệ thống tài khoản, khách hàng, tồn kho hay sổ tài sản. Xuất file Excel hoặc CSV từ phần mềm đang dùng, kéo thả vào Trợ lý khởi tạo: D-Books tự nhận loại file và cột, ghép tài khoản cũ vào hệ thống tài khoản TT99, đối chiếu chéo các file với nhau rồi ghi số dư đầu kỳ, công nợ theo từng hóa đơn, tồn kho theo số lượng và sổ TSCĐ trong một lần áp dụng. Cột hoặc mã tài khoản lạ thì bấm cho AI đề xuất cách ghép.
Điểm nổi bật
- Nhận 7 loại file: cân đối phát sinh, công nợ phải thu, phải trả, tồn kho, đối tượng, hàng hóa, TSCĐ và chi phí trả trước.
- Tự ghép tài khoản theo số hiệu; TK chi tiết cũ (1111, 2112…) được mở lại làm TK chi tiết dưới TK của TT99.
- AI hỗ trợ khi file có cột lạ, tài khoản tự đặt hay nhóm tài sản khác tên — một phiên khởi tạo tính phí trọn gói.
- Đối chiếu chéo: công nợ chi tiết phải khớp số dư 131, 331; tồn kho khớp TK kho; lệch thì chặn và chỉ rõ lệch bao nhiêu.
- Công nợ đầu kỳ theo từng hóa đơn, giữ số hóa đơn cũ ⇒ thu tiền, tuổi nợ, nhắc nợ dùng được ngay ngày đầu.
- An toàn: xem trước chạy thử rồi hoàn tác; áp dụng thì D-Books sao lưu trước và ghi tất cả trong một lần.
Cách làm
- Vào Kế toán tổng hợp → Số dư đầu kỳ → Mở trợ lý khởi tạo, chọn ngày số dư và mẫu hệ thống tài khoản.
- Kéo thả các file xuất từ phần mềm cũ. Cột Loại dữ liệu cho biết D-Books đã nhận ra file gì.
- Đi qua các bước Hệ thống TK, Đối tượng, Hàng hóa, TSCĐ & CP trả trước; dòng tô vàng là dòng cần xem.
- Ở Đối chiếu chéo, sửa hết các lỗi (đỏ); cảnh báo (cam) không chặn.
- Xem trước rồi Áp dụng.
Tính năng 2 · D-Manage (Quản lý Hóa đơn)
D-Manage: hóa đơn tự về từ Cổng thuế, tự có tài khoản hạch toán
Kết nối D-Manage với tài khoản cổng hoadondientu.gdt.gov.vn của doanh nghiệp một lần. Mỗi đêm D-Manage tải hóa đơn mua vào, bán ra mới — kể cả hóa đơn máy tính tiền — lưu trữ, cập nhật trạng thái trên cổng và áp quy tắc tài khoản, quy tắc mã hàng bạn đặt cho từng đối tác, từng loại hàng. Sáng ra, hóa đơn mới đã sẵn sàng đẩy sang D-Books.
Điểm nổi bật
- Đồng bộ tự động mỗi đêm, tự giải captcha; bảng 4 loại (bán ra, mua vào, máy tính tiền bán ra, mua vào) cho biết loại nào đã tải đủ.
- Quy tắc tài khoản theo đối tác (MST), theo mã hàng, theo từ khóa tên hàng — ví dụ "cước" ⇒ 6427, "vận chuyển" ⇒ 1562.
- Quy tắc mã hàng: dòng hóa đơn nhận đúng mã hàng tồn kho ở D-Books, kể cả khi người bán đặt tên khác.
- Đẩy sang D-Books miễn phí, chọn nhiều hóa đơn một lần, không lo đẩy trùng.
- Cũng nhận từ MISA meInvoice, file XML; đẩy được sang Xero, xuất Excel theo mẫu Fast; bảng kê mua vào, bán ra.
Cách làm
- Vào Kết nối → Cổng hóa đơn điện tử (CQT), nhập tên đăng nhập, mật khẩu cổng thuế, xác nhận điều khoản ủy quyền.
- Nạp hóa đơn các tháng trước, rồi bật Đồng bộ tự động mỗi ngày.
- Vào Kết nối → D-Books, bật đẩy sang D-Books, đặt TK mặc định mua vào, bán ra và hạn thanh toán.
- Thêm quy tắc ở tab Quy tắc tài khoản và Quy tắc mã hàng cho các đối tác hay gặp.
Mẹo: đặt quy tắc cho khoảng 20 nhà cung cấp thường xuyên là đủ phủ phần lớn hóa đơn mua vào của một doanh nghiệp thương mại, dịch vụ nhỏ.
Tính năng 3 · Bán hàng, Mua hàng
Mua vào, bán ra không gõ lại chứng từ, có gợi ý hạch toán
Trong D-Manage chọn các hóa đơn mới, bấm Đẩy sang D-Books: mỗi hóa đơn thành một chứng từ nháp ở D-Books, đủ dòng hàng, tiền, thuế, tài khoản theo quy tắc. Dòng nào chưa có tài khoản, bấm Gợi ý hạch toán — D-Books điền theo lịch sử hạch toán của chính doanh nghiệp (nhãn Lịch sử), dòng mới lạ thì Hỏi AI. Duyệt xong là ghi sổ; trạng thái bên D-Books hiện ngược lại trong D-Manage.
Điểm nổi bật
- Không nhập tay: chứng từ từ D-Manage, từ file XML hóa đơn điện tử hoặc nhập Excel hàng loạt.
- Gợi ý theo lịch sử miễn phí: cùng đối tượng hoặc diễn giải gần giống ⇒ dùng lại tài khoản đã hạch toán gần nhất.
- AI gợi ý cho dòng mới lạ; chỉ điền dòng còn trống, không ghi đè lựa chọn của bạn.
- Quy trình duyệt Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt → Đã thanh toán; người lập không tự duyệt; sửa chứng từ đã duyệt = đảo + ghi lại, giữ lịch sử.
- Thu, trả tiền ngay trên hóa đơn (Ghi nhận thanh toán) — công nợ, trạng thái cập nhật tức thì.
Cách làm
- Ở D-Manage, mở Hóa đơn mua vào, tích chọn hóa đơn mới, bấm Đẩy sang D-Books (N).
- Ở D-Books, vào Mua hàng, tab Nháp — kiểm tra dòng, tài khoản, thuế suất.
- Dòng chưa có tài khoản: bấm Gợi ý hạch toán, còn sót thì Hỏi AI.
- Gửi duyệt; người duyệt bấm Duyệt (ghi sổ). Hàng vào kho, TSCĐ trên hóa đơn tạo sẵn nháp "Chờ ghi tăng".
Tính năng 4 · Tiền & Ngân hàng
Ngân hàng: tải sao kê, tự khớp, tự hạch toán theo quy tắc
Màn đối chiếu ngân hàng kiểu Xero — lần đầu tiên có ở phần mềm kế toán Việt Nam: dòng sao kê bên trái, gợi ý bên phải. Tải sao kê Excel hoặc CSV của bất kỳ ngân hàng nào; D-Books tìm giao dịch đã ghi sổ cùng số tiền, gần ngày ⇒ bấm Đồng ý. Dòng chưa có chứng từ thì tạo thu, chi hoặc thanh toán hóa đơn ngay tại chỗ. Phí SMS, lãi tiền gửi và các khoản lặp lại do quy tắc ngân hàng tự đối chiếu ngay khi nhập.
Điểm nổi bật
- Tự khớp giao dịch đã ghi sổ: cùng số tiền, ±7 ngày, cùng tham chiếu hoặc đối tượng.
- Thanh toán chứng từ từ dòng sao kê: chọn khách hàng, D-Books phân bổ vào các hóa đơn còn nợ theo hạn.
- Quy tắc ngân hàng: từ khóa không dấu, chiều tiền, khoảng số tiền ⇒ tài khoản đích; chế độ Gợi ý hoặc Tự động.
- Một dòng khớp nhiều giao dịch, kèm phí ngân hàng hay số lẻ chênh lệch.
- AI gợi ý đối chiếu cho dòng lạ và đề xuất quy tắc mới từ các dòng lặp lại.
- Bàn phím: ↑ ↓ chuyển dòng, Enter đồng ý gợi ý, Ctrl+Enter đối chiếu.
Cách làm
- Vào Tiền & Ngân hàng, chọn tài khoản, bấm Nhập sao kê, kéo file tải từ internet banking.
- Lần đầu xác nhận cột Ngày, Nội dung, Ghi nợ, Ghi có; D-Books lưu thành mẫu cho lần sau.
- Ở tab Đối chiếu, đi qua từng dòng: có gợi ý thì Đồng ý, chưa có thì tạo giao dịch hoặc thanh toán chứng từ.
- Thêm quy tắc cho các khoản lặp lại — lần nhập sau chúng tự đối chiếu.
Sắp có: kết nối trực tiếp ngân hàng qua D-Bank (ACB trước) — giao dịch tự về, không phải tải file sao kê.
Tính năng 5 · Hàng tồn kho, Tài sản, Công việc cuối kỳ
Kho, TSCĐ, công cụ dụng cụ và cuối kỳ tự chạy
Cuối tháng không còn bảng tính khấu hao hay file tính giá vốn riêng. Trang Công việc cuối kỳ xếp đúng thứ tự: tính giá xuất kho, khấu hao và phân bổ, kết chuyển thuế GTGT, kết chuyển lãi lỗ, khóa sổ. Bấm Chạy các bước còn lại; chứng từ trong kỳ bị sửa thì D-Books báo "Cần chạy lại". Trước khi khóa sổ, phần rà soát chỉ ra quỹ âm, chứng từ có thể trùng, chi phí bất thường.
Điểm nổi bật
- Hàng tồn kho: nhập theo hóa đơn mua, xuất theo hóa đơn bán, phiếu nhập/xuất kho khác; giá vốn bình quân gia quyền cuối tháng; phân bổ chi phí mua hàng.
- TSCĐ: hóa đơn mua có dòng TSCĐ tự tạo nháp "Chờ ghi tăng"; khấu hao đường thẳng tính lẻ theo ngày hoặc tròn tháng; ghi giảm, đổi thời gian sử dụng.
- Công cụ dụng cụ, chi phí trả trước: mua vào TK 242 là có lịch phân bổ, chạy cùng khấu hao mỗi tháng.
- Kết chuyển tự động: thuế GTGT theo tháng hoặc quý, lãi lỗ về 911 ⇒ 4212; chạy lại = đảo và ghi mới.
- Rà soát trước khi khóa sổ, có AI giải thích và xếp ưu tiên.
Cách làm
- Mở Kế toán tổng hợp → Công việc cuối kỳ, chọn tháng.
- Bấm Chạy các bước còn lại; bước nào lỗi, D-Books dừng và chỉ lý do.
- Xem phần rà soát, sửa chứng từ liên quan.
- Xem báo cáo rồi khóa sổ để chặn sửa số liệu đã chốt.
Tính năng 6 · Báo cáo
Đủ báo cáo theo TT99 và TT200, bấm số để xem sổ chi tiết
Chế độ kế toán gắn theo năm tài chính: năm từ 2026 theo TT99, năm cũ giữ TT200, mở năm TT99 tự chuyển số dư. Mọi báo cáo đọc thẳng từ sổ cái; chọn loại báo cáo và kỳ trên cùng một hàng, xuất Excel hoặc in PDF theo mẫu.
Điểm nổi bật
- Báo cáo tài chính: B01-DN, B02-DN, B03-DN (gián tiếp); tự kiểm Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn.
- Sổ kế toán: Nhật ký chung, Sổ cái, Cân đối số phát sinh, sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết đối tượng, bảng kê chứng từ.
- Thuế: bảng kê hóa đơn bán ra, mua vào theo thuế suất. D-Manage có thêm bảng kê HHDV theo mẫu.
- Công nợ và tuổi nợ theo đối tượng, theo nguyên tệ; nhắc nợ qua email tự động.
- Quản trị: Tổng quan, Phân tích kinh doanh, báo cáo bảng chéo, báo cáo tự thiết kế; hỏi AI về số liệu.
Cách làm
- Vào Báo cáo, chọn loại báo cáo và kỳ, bấm Xem báo cáo; đổi tham số là tự xem lại.
- Bấm số trên BCTC ⇒ Sổ cái các tài khoản tạo nên chỉ tiêu đó.
- Xuất Excel hoặc In / PDF khổ A4; bản theo mẫu luôn tiếng Việt.
So sánh
Một tháng làm sổ: cách thường làm và cách làm với D-Books + D-Manage
| Công việc | Cách thường làm | Với D-Books + D-Manage |
|---|---|---|
| Lấy hóa đơn | Đăng nhập Cổng thuế, tải từng file, tải XML, dò thiếu đủ | D-Manage tự tải mỗi đêm, sáng ra đã có hóa đơn mới |
| Nhập chứng từ mua bán | Gõ lại từng dòng hàng, tiền, thuế | Chọn hóa đơn, đẩy sang D-Books thành chứng từ nháp đủ dòng |
| Chọn tài khoản | Nhớ hoặc tra lại cách hạch toán tháng trước | Quy tắc theo đối tác, gợi ý theo lịch sử, AI cho dòng mới |
| Đối chiếu ngân hàng | In sổ phụ, đánh dấu tay, tự lập phiếu thu chi | Tải sao kê, bấm "Đồng ý" theo gợi ý; khoản lặp lại tự đối chiếu |
| Cuối tháng | Bảng tính khấu hao, giá vốn riêng; nhớ thứ tự kết chuyển | Một trang, một nút chạy các bước còn lại, rà soát trước khóa sổ |
| Chuyển phần mềm | Nhập lại danh mục, số dư, công nợ chi tiết nhiều ngày | Tải file từ phần mềm cũ, đối chiếu chéo, áp dụng một lần |
Dùng thử 30 ngày với một tài khoản D-Platform
D-Books và D-Manage dùng chung đăng nhập, người dùng và ví tín dụng. D-Books bán theo gói năm, không tính phí theo số chứng từ; D-Manage trừ tín dụng mỗi hóa đơn một lần khi tải về, đẩy sang D-Books miễn phí; tác vụ AI trừ tín dụng theo bảng giá.
Ảnh chụp từ D-Books và D-Manage chạy thật (bản phát triển, ngày 11/11/2026), màn hình rộng 1280 px, dữ liệu là của công ty mẫu. Bấm vào ảnh để xem cỡ lớn. Căn cứ: TT 99/2025/TT-BTC, TT 200/2014/TT-BTC.